ตกลงงานในแชตหรือลงนามออนไลน์ ต้องเก็บหลักฐานอะไร

สมมติว่าแบรนด์ส่งบรีฟและราคาให้ครีเอเตอร์ทางแชต ครีเอเตอร์ตอบว่า “ได้ค่ะ” แล้วเริ่มทำงาน ต่อมามีการแก้วันส่ง เพิ่มชิ้นงาน และเปลี่ยนสิทธิใช้วิดีโอในอีเมลอีกหลายฉบับ เมื่อเกิดข้อโต้แย้ง ทั้งสองฝ่ายต่างมีภาพหน้าจอ แต่กำลังอ้างถึงข้อตกลงคนละเวอร์ชัน ต่างวันเวลา และความหมายไม่เหมือนกัน คำถามจึงไม่ใช่เพียงว่าแชตใช้เป็นหลักฐานได้หรือไม่ แต่ต้องตามให้ได้ว่าใครตกลงอะไร กับไฟล์ฉบับใด และมีการเปลี่ยนแปลงภายหลังอย่างไร ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มีบทบาททางกฎหมายได้ แต่การมีข้อความอยู่ในโทรศัพท์ไม่ได้ทำให้ประเด็นเรื่องตัวบุคคล อำนาจ และเนื้อหาที่ตกลงกันหมดไป

ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ถูกปฏิเสธเพียงเพราะไม่ใช่กระดาษ

พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม มาตรา 7 วางหลักไม่ให้ปฏิเสธผลผูกพันและการบังคับใช้ของข้อความเพียงเพราะอยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนมาตรา 13 ยอมรับการทำคำเสนอหรือคำสนองในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ [1] อย่างไรก็ตาม หลักนี้ไม่ได้หมายความว่าทุกข้อความหรือทุกสติกเกอร์ในแชตเป็นการทำสัญญาที่มีผลสมบูรณ์ ต้องดูว่าคู่กรณีแสดงเจตนาตกลงเรื่องใด ข้อตกลงมีเนื้อหาอย่างไร และมีเงื่อนไขตามกฎหมายที่ใช้กับธุรกรรมนั้นหรือไม่ รวมถึงข้อยกเว้นและแบบที่กฎหมายเฉพาะกำหนด ในตัวอย่าง คำตอบว่า “ได้ค่ะ” อาจเป็นการยืนยันวันนัด รับทราบราคา หรือรับขอบเขตงานทั้งหมดก็ได้ตามบริบท จึงควรทำให้ข้อความอ้างถึงสิ่งที่ตกลงอย่างชัดเจน แทนที่จะคาดหวังให้คำสั้น ๆ เพียงคำเดียวพิสูจน์ทุกเรื่องในภายหลัง

ให้คำยืนยันผูกกับข้อเสนอและไฟล์ฉบับที่แน่นอน

เมื่อสรุปงานแล้ว แนวทางที่เสนอคือส่งข้อความทบทวนว่า คู่สัญญาคือใคร งานและราคาตามเอกสารชื่อใด ฉบับวันที่เท่าไร และเรื่องใดยังรออนุมัติ หากแนบไฟล์ ควรเก็บไฟล์นั้นไว้ด้วย ไม่เก็บเฉพาะข้อความที่บอกว่า “ตามแนบ” หลังลิงก์หมดอายุแล้ว หลีกเลี่ยงชื่อไฟล์ที่เปลี่ยนเนื้อหาแต่ใช้ชื่อเดิมตลอด เช่น “สัญญาล่าสุด” โดยไม่มีวันที่หรือหมายเลขรุ่น เพราะผู้รับอาจยืนยันคนละฉบับ ควรให้ทั้งสองฝ่ายได้รับสำเนาที่ตรงกันและรู้ว่ามีการแก้จุดใดจากฉบับก่อน หลังคุยทางโทรศัพท์หรือประชุมออนไลน์ อาจส่งอีเมลสรุปให้ผู้เกี่ยวข้องยืนยัน แต่ไม่ควรบันทึกเองว่าคู่กรณีตกลงแล้วเพียงเพราะยังไม่ตอบ ต้องแยกข้อความที่เราเสนอออกจากสิ่งที่อีกฝ่ายยืนยันจริง

รู้ว่าใครส่งข้อความ และมีอำนาจตกลงเรื่องนั้นหรือไม่

ชื่อบัญชีหรืออีเมลช่วยเป็นข้อมูลประกอบได้ แต่ไม่ควรใช้แทนการตรวจตัวบุคคลและอำนาจทั้งหมด คนประสานงานอาจมีอำนาจนัดหมาย แต่ไม่มีอำนาจเพิ่มราคา โอนลิขสิทธิ์ หรือผูกพันบริษัทในเรื่องสำคัญ ก่อนลงนาม ควรระบุชื่อและฐานะผู้ลงนามให้ตรงกับคู่สัญญา ตรวจเอกสารหรือการมอบอำนาจตามที่เหมาะสม และเลือกช่องทางยืนยันที่สัมพันธ์กับความเสี่ยงของงาน การส่งรหัสยืนยันไปยังอีเมลที่กำหนดเป็นหลักฐานเกี่ยวกับขั้นตอนหนึ่ง ไม่ได้พิสูจน์อำนาจแทนบริษัททุกกรณี ETDA อธิบายว่าความเสี่ยงของการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีทั้งเรื่องการแอบอ้างตัว การปฏิเสธว่าไม่ได้ลงนาม ความครบถ้วนของข้อมูล และอำนาจลงนาม จึงควรเลือกวิธีให้เหมาะกับธุรกรรม ไม่ใช่เลือกเพียงเครื่องมือที่กดเซ็นได้เร็วที่สุด [2]

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้มีเพียงภาพลายเซ็น

มาตรา 9 ของกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ให้พิจารณาว่าวิธีที่ใช้ระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อและแสดงเจตนาเกี่ยวกับข้อความได้หรือไม่ โดยมีทั้งกรณีใช้วิธีที่เชื่อถือได้เหมาะกับวัตถุประสงค์และพฤติการณ์ และกรณีใช้วิธีอื่นที่ยืนยันตัวบุคคลกับเจตนาได้ด้วยวิธีนั้นเองหรือประกอบพยานหลักฐานอื่น จึงไม่ควรตัดสินจากรูปร่างลายเซ็นบนหน้าจอ หรือจากการมีใบรับรองทางเทคนิคเพียงอย่างเดียว [1] การพิมพ์ชื่อ วางภาพลายเซ็น หรือใช้บริการลงนามจึงต้องดูวิธีใช้งานและหลักฐานประกอบ ไม่ควรสรุปว่าภาพลายเซ็นใช้ไม่ได้เสมอ หรือกลับกันว่ามีภาพเหมือนลายเซ็นจริงแล้วสมบูรณ์ทุกกรณี ลายมือชื่อดิจิทัลที่ใช้เทคโนโลยีเฉพาะก็เป็นวิธีหนึ่งภายในเรื่องลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ไม่ใช่คำที่ใช้แทนกันได้ทุกบริบท [2] สำหรับเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ลงลายมือชื่อ เช่น การโอนลิขสิทธิ์ที่ไม่ใช่ทางมรดกตาม มาตรา 17 แห่งพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 ต้องตรวจทั้งเงื่อนไขการโอนและวิธีทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประกอบกัน ไม่ใช้ข้อความว่า “ส่งไฟล์แล้ว” แทนการตรวจเงื่อนไขเหล่านั้น ซึ่งจะมีปัญหาภายหลังได้ว่ามีการตกลงหรือยืนยันกันไปหรือไม่ อย่างไร [3]

แคปหน้าจอไว้ได้ แต่ควรเก็บบริบทและต้นทางด้วย

ภาพหน้าจอช่วยเห็นข้อความในช่วงหนึ่ง แต่บางครั้งไม่แสดงวันเวลา ผู้ส่ง ไฟล์แนบ หรือข้อความก่อนหน้าที่ทำให้เข้าใจความหมายได้ครบถ้วนในตัวมันเอง หากมีข้อพิพาท อาจต้องตรวจเพิ่มว่าภาพถูกตัดต่อหรือเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการสนทนา มาตรา 11 ของกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์แยกการรับฟังข้อมูลเป็นหลักฐานออกจากการชั่งน้ำหนักความน่าเชื่อถือ โดยให้ดูวิธีสร้าง เก็บรักษา สื่อสาร ความครบถ้วนและการเปลี่ยนแปลง ตลอดจนการระบุตัวผู้ส่งและพฤติการณ์ที่เกี่ยวข้อง การรับฟังได้จึงไม่เท่ากับข้อความนั้นพิสูจน์ข้ออ้างได้เด็ดขาดแล้ว [1] วิธีที่เสนอคือเก็บบทสนทนาช่วงที่เกี่ยวข้องพร้อมวันเวลาและไฟล์แนบ รวมถึงข้อมูลต้นฉบับที่ส่งออกจากระบบได้ตามสิทธิของเรา หากทำภาพย่อเพื่อใช้ตรวจงาน ให้เก็บฉบับเต็มแยกไว้ ไม่แก้ต้นทางจนสูญเสียบริบท และไม่เข้าถึงบัญชีหรืออุปกรณ์ของผู้อื่นโดยไม่มีอำนาจเพียงเพื่อหาหลักฐาน

เก็บเอกสารให้เปิดอ่านได้ในวันที่ต้องใช้ ไม่ใช่เพียงวันที่เซ็น

เมื่อใช้บริการลงนาม ควรตรวจว่าส่งออกเอกสารที่ลงนามแล้วและบันทึกที่เกี่ยวข้องได้อย่างไร ใครเป็นเจ้าของบัญชี และเมื่อเลิกใช้บริการจะยังเข้าถึงได้หรือไม่ ลิงก์ในอีเมลอาจไม่ใช่สำเนาระยะยาวหากภายหลังหมดอายุหรือผู้ให้บริการเปลี่ยนเงื่อนไข มาตรา 8 กล่าวถึงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง ภายใต้เงื่อนไขของกฎหมาย ส่วนมาตรา 12 กำหนดหลักการเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้เก็บเอกสาร รวมถึงข้อมูลต้นทาง ปลายทาง และวันเวลาที่มีอยู่ [1] การตั้งชื่อไฟล์และกำหนดที่เก็บจึงควรช่วยให้คนรับช่วงรู้ว่าเอกสารใดเป็นฉบับที่ลงนามแล้ว และเอกสารใดเป็นร่าง หากแปลงรูปแบบหรือย้ายระบบ ให้ทดลองเปิดและตรวจว่าข้อมูลสำคัญยังอยู่ ไม่ถือว่าการมีชื่อไฟล์ในโฟลเดอร์แปลว่าใช้อ้างอิงได้ครบ

หลักฐานทางเทคนิคช่วยตรวจไฟล์ แต่ไม่รับรองเนื้อหาหรืออำนาจแทนทั้งหมด

บันทึกกิจกรรม เวลา และข้อมูลตรวจสอบลายมือชื่ออาจช่วยอธิบายกระบวนการได้ แต่ต้องบอกตามสิ่งที่หลักฐานแสดงจริง ETDA อธิบายว่าการตรวจสอบทางเทคนิคไม่ใช่การตรวจว่าข้อความในเอกสารถูกต้องหรือชอบด้วยกฎหมายทั้งหมด [2] เช่นเดียวกับค่าตรวจสอบไฟล์ที่ใช้เทียบว่าข้อมูลตรงกัน ควรใช้เป็นหลักฐานประกอบตามหน้าที่ของมัน ไม่อธิบายว่าค่าที่ตรงกันพิสูจน์ว่าผู้ลงนามมีอำนาจหรือข้อความเป็นจริงเสมอ หากหลักฐานส่วนใดยังไม่มี ควรระบุสิ่งที่ยังต้องตรวจ ไม่เติมคำว่า “ยืนยันแล้ว” เพื่อให้แฟ้มดูสมบูรณ์

เก็บเท่าที่จำเป็น และจำกัดคนที่เห็นเอกสาร

แฟ้มสัญญาอาจมีที่อยู่ ลายมือชื่อ เลขประจำตัว หรือข้อมูลผู้ติดต่อ การเก็บเพื่อใช้เป็นหลักฐานจึงไม่ควรกลายเป็นการเปิดให้ทุกคนในทีมดาวน์โหลดได้โดยไม่มีเหตุจำเป็น ควรกำหนดผู้เข้าถึง ระยะเวลาทบทวน และวิธีเก็บแยกจากไฟล์ที่ส่งลูกค้าหรือเผยแพร่ต่อสาธารณะ โดยคำนึงถึงหลักความจำเป็นตาม มาตรา 22 และหน้าที่รักษาความมั่นคงปลอดภัยตาม มาตรา 37 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ไม่กำหนดอายุเก็บเดียวให้เอกสารทุกประเภทโดยไม่ดูหน้าที่และเหตุที่ต้องใช้ [4] ก่อนเริ่มโครงการถัดไป ลองให้คนที่ไม่ได้อยู่ในแชตอ่านแฟ้มงานแล้วตอบว่า ใครตกลงอะไร เมื่อใด และอยู่ในเอกสารฉบับไหน หากตอบไม่ได้ สิ่งที่ต้องเพิ่มอาจเป็นคำยืนยันที่ชัดเจนหรือวิธีเก็บไฟล์ ไม่ใช่รูปเซ็นอีกหนึ่งรูป

เอกสารอ้างอิง

1. ETDA — พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ประกอบ หน้ารวมกฎหมายของ ETDA และ ระเบียนกฎหมายบน law.go.th — อ่านตัวบทฉบับแก้ไขเพิ่มเติม โดยเฉพาะมาตรา 7, 8, 9, 11, 12 และ 13 ควบคู่กับขอบเขตกฎหมายและข้อยกเว้นของธุรกรรมแต่ละประเภท มาตรา 9 ที่ใช้ในบทความเป็นข้อความซึ่งแก้ไขโดยพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2562 ไม่ใช่การคัดเฉพาะข้อความเดิม พ.ศ. 2544
2. ETDA — คำถามนี้ดีพี่ตอบให้! รวมคำถามฮิต e-Signature / Digital Signature วันที่ 17 กุมภาพันธ์ 2565 — คำอธิบายเรื่องวิธีลงนาม ความเสี่ยง และขอบเขตการตรวจทางเทคนิค
3. พระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537
4. พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

ตัวอย่างเป็นสถานการณ์สมมติ บทความไม่ได้รับรองผลผูกพันของแชต ลายมือชื่อ สัญญา หรืออำนาจบุคคลใดเป็นรายกรณี และไม่ใช่คำแนะนำให้เก็บหลักฐานจากระบบที่ไม่มีสิทธิเข้าถึง